No importa si se trata de una buena cantidad de papeles o si estamos hablando de una carta digital, esta es la forma correcta de destruir los documentos de tus clientes según la ley. Si luego de leer la información que te daremos a continuación todavía sigues teniendo dudas, te invitamos a contactar a los expertos en destrucción de documentos en Barcelona.
¿Cómo destruir documentos en papel de forma permanente y segura?
El proceso de trituración de papel es una de las formas más recomendadas, por lo tanto, es común destruir documentos por esta vía que es rápida, fácil y rentable. Es sencillo conseguir una trituradoras para usar en la oficina, y al tener esta máquina a la mano puedes triturar y desechar los documentos tú mismo.
Si es posible, considera reciclar los papeles triturados, siempre que puedas hacerlo sin dejar los datos confidenciales expuestos de alguna forma.
Otra alternativa, es usar un servicio de trituración. Si decides tomar esta ruta, asegúrate que estas tratando con una empresa respetable que destruirá los documentos de forma segura y bajo la normativa legal.
Si solo tiene unos pocos documentos o un archivo para destruir, cortar los documentos puede ser efectivo. Solo necesitas unas tijeras resistentes y algo de tiempo para hacerlo.
Si decide destruir un documento confidencial cortándolo, debe asegurarte de que no se pueda leer ninguna información confidencial. Debes cortar cualquier cosa como el nombre del cliente, diagnósticos, información sobre sus casos, número de seguro social o información bancaria.
Al igual que con la trituración, para calificar como destruido un documento, no debe poder reconstruirse.
¿Cómo eliminar documentos digitales?
Los métodos recomendados para eliminar datos de los ordenadores y dispositivos electrónicos, deben tomar en cuenta las copias de seguridad que prometen conservar la información durante cierto período de tiempo, incluso cuando se cree que se ha eliminado.
Cuando borras los datos electrónicamente, debes asegurarte de que el acceso a estos archivos deje de existir de cualquier forma. Para lograr esto existen varios métodos, pero a continuación te mencionaremos dos de los más utilizados.
Uno consiste en instalar un software de eliminación segura que sobrescriba los datos. Este tipo de software pueden encontrarse de forma gratuita o paga, pero debes asegurarte que proviene de una fuente confiable.
La otra alternativa se relaciona con buscar asesoramiento especializado que te ayude a eliminar de forma segura cada uno de los datos que requieren de esta acción.
Algunas personas pueden sentirse incómodas al contratar una empresa externa, debido a la confidencialidad de los documentos. Sin embargo, hay muchas empresas disponibles que pueden ayudar a tu empresa a deshacerte de los documentos de tus clientes. Estas empresas destruirán los documentos con el estándar adecuado sin filtrar ninguna información.
El uso de una empresa externa puede ahorrarte tiempo y el esfuerzo que podrías utilizar para otros proyectos o trabajar con clientes.
